El rol de pagos cuando tu trabajador está de licencia: qué registrar, qué no, y una plantilla lista
Ya sabes quién paga qué durante una enfermedad o maternidad. Ahora viene la parte donde se cometen los errores caros: armar el rol de pagos de ese mes. Aquí lo hacemos con dos casos reales fechados — un aviso de enfermedad del 17 de julio de 2026 con 30 días de reposo, y una maternidad que inicia el 23 de julio de 2026 —, liquidados mes a mes con los aportes al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) calculados, y una plantilla de Excel descargable donde todo se calcula solo a partir de las fechas.
La regla madre: el rol solo registra lo que paga el empleador
El error conceptual más común es meter el subsidio del IESS dentro del rol como si fuera sueldo. No lo es. El subsidio lo paga el IESS directamente al trabajador en su cuenta bancaria — nunca pasa por la nómina de la empresa. Por eso la regla es simple:
✅ Sí va en el rol
Los días trabajados, los días de licencia que paga el empleador (los 3 primeros de enfermedad, el 25% de maternidad, la paternidad completa), horas extras y cualquier beneficio voluntario que la empresa decida pagar.
🚫 No va en el rol
El subsidio del IESS (75% o 66% en enfermedad, 75% en maternidad). Se informa aparte al trabajador, pero no es ingreso pagado por la empresa, no genera aporte del empleador ni entra en las bases de los beneficios que se calculan sobre lo pagado.
El paso previo que ordena todo: el aviso al IESS
Antes de tocar el rol, registra la novedad en el portal del IESS: el aviso de enfermedad (con el certificado médico validado) o el aviso de maternidad. Ese aviso le dice al IESS qué días son subsidiados, habilita el pago del subsidio al trabajador y ajusta la base de aportación del mes. Sin aviso: el IESS no paga el subsidio, tú aportas como si el mes fuera normal, y el descuadre aparece después — cuando ya es trámite.
Caso real 1 — Pedro: aviso de enfermedad del 17 de julio de 2026, 30 días de reposo (sueldo USD 600)
La línea de tiempo primero, porque el reposo cruza dos meses: los días 17, 18 y 19 de julio los paga el empleador (los 3 primeros); del 20 de julio en adelante corre el subsidio del IESS; el reposo de 30 días termina el 15 de agosto y Pedro retorna el 16 de agosto. Con la convención de nómina de mes comercial de 30 días, la liquidación queda así (valor día: USD 20):
| Concepto | Rol de JULIO | Rol de AGOSTO |
|---|---|---|
| Días trabajados | 16 días (1–16 jul) = 320,00 | 14 días (desde el retorno) = 280,00 |
| Licencia pagada por el empleador (días 1–3, al 100%) | 3 días (17–19 jul) = 60,00 | 0,00 |
| Total ingresos del rol | 380,00 | 280,00 |
| (−) Aporte personal al IESS (9,45%) | 35,91 | 26,46 |
| Neto a pagar por la empresa | 344,09 | 253,54 |
| Subsidio IESS (informativo, fuera del rol): 75% | 11 días = 165,00 | 16 días = 240,00 |
| Total que recibe Pedro en el mes | 509,09 | 493,54 |
Control de calidad del contador: los días subsidiados suman 27 (11 de julio + 16 de agosto = 30 de reposo − 3 del empleador), y el subsidio total es 27 × 20 × 75% = USD 405,00. Ese número debe coincidir exactamente con el aviso de enfermedad registrado en el IESS — si no coincide, algo está mal en el aviso o en el rol.
Caso real 2 — María: maternidad desde el 23 de julio de 2026 (sueldo USD 800)
Las 12 semanas (84 días) van del 23 de julio al 14 de octubre de 2026: María trabaja hasta el 22 de julio, agosto y septiembre son meses completos de licencia, y retorna a mediados de octubre. En la nómina comercial de 30 días, la licencia se reparte 8 + 30 + 30 + 16 días. La liquidación de los cuatro roles (valor día: USD 26,67):
| Concepto | JULIO | AGOSTO | SEPT. | OCTUBRE |
|---|---|---|---|---|
| Días trabajados (pagados al 100%) | 22 = 586,67 | 0 | 0 | 14 = 373,33 |
| Días de licencia — 25% del empleador | 8 = 53,33 | 30 = 200,00 | 30 = 200,00 | 16 = 106,67 |
| Total ingresos del rol | 640,00 | 200,00 | 200,00 | 480,00 |
| (−) Aporte personal descontado a María (solo sobre días trabajados) | 55,44 | 0,00 | 0,00 | 35,28 |
| Neto a pagar por la empresa | 584,56 | 200,00 | 200,00 | 444,72 |
| Subsidio IESS (75%, fuera del rol) | 160,00 | 600,00 | 600,00 | 320,00 |
| Total que recibe María | 744,56 | 800,00 | 800,00 | 764,72 |
En los meses completos de licencia María recibe sus USD 800 íntegros (200 del empleador + 600 del IESS, sin descuento alguno). En julio y octubre — los meses mixtos — el descuento del 9,45% se aplica únicamente sobre los días trabajados; los días de licencia van limpios. Y una nota de práctica: la repartición 8-30-30-16 usa el mes comercial de nómina; tu sistema puede variar en ±1 día al tratar los meses de 31 días — lo que debe cuadrar siempre es el total de días del aviso registrado en el IESS. Aquí viene la regla especial que confunde a medio mundo cuando llega la planilla:
¿Y las provisiones del empleador en esos meses?
Con la regla que fijamos en esta serie — la base es lo efectivamente pagado por el empleador, salvo norma expresa en contrario, y lo que exceda es beneficio voluntario —, las provisiones del mes quedan así (ejemplo con el rol de julio de Pedro, USD 380; recuerda que en maternidad los aportes al IESS van sobre el 100% por la regla especial de arriba):
| Provisión | Base y regla | Valor del mes |
|---|---|---|
| Aporte patronal al IESS (12,15%) | Sobre lo pagado: 380 × 12,15% | 46,17 |
| Décimo tercero | Lo pagado ÷ 12: 380 ÷ 12 | 31,67 |
| Décimo cuarto | Por tiempo de servicio (la licencia no lo reduce): 482 ÷ 12 | 40,17 |
| Fondos de reserva (la doceava parte, ≈8,33%) | Sobre lo pagado: 380 ÷ 12 | 31,67 |
| Vacaciones | Lo pagado ÷ 24: 380 ÷ 24 | 15,83 |
Nota el contraste pedagógico: el décimo cuarto se provisiona completo aunque el trabajador estuvo de licencia (se calcula por tiempo de servicio), mientras el décimo tercero, los fondos de reserva y las vacaciones siguen a lo efectivamente pagado. En la tercera parte de esta serie desarrollamos ese tema a fondo, beneficio por beneficio.
La nota de crédito que casi nadie recupera
Si pagaste aportes al IESS por días que después resultaron subsidiados (porque el aviso de enfermedad se registró tarde, o el certificado se validó después de generar las planillas), ese exceso no se pierde: el IESS lo reconoce mediante nota de crédito, que puedes aplicar contra planillas futuras. En la práctica, muchísimos empleadores pagan de más y jamás lo recuperan, simplemente porque nadie revisa. Regla operativa: cada vez que un mes tenga días subsidiados, verifica en el portal del IESS si la planilla se ajustó — y si pagaste en exceso, solicita o aplica la nota de crédito.
Con el rol correcto y el aviso a tiempo, un mes con licencia se liquida en minutos y sin sorpresas. En la tercera parte cerramos la serie: cómo quedan el décimo tercero, el décimo cuarto, las vacaciones, los fondos de reserva y las utilidades cuando hubo licencias en el año — y recuerda que si tienes personal en Sierra y Amazonía, el decimocuarto vence el 15 de agosto.
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